‘Người bản địa kỹ thuật số’ và ‘người nhập cư kỹ thuật số’

Điều gì làm nên sự khác biệt của thế hệ ‘bản địa kỹ thuật số’, những người lớn lên cùng Internet với những người không?

Thông thường, nhiều công nhân lớn tuổi hoặc ‘người nhập cư kỹ thuật số’ nói về vùng thoải mái của họ. Họ tìm thấy sự thoải mái trong một cấu trúc quản lý phân cấp, chỉ huy và kiểm soát. Họ là những người giao tiếp tốt, thích suy nghĩ, lập kế hoạch và thực hiện – theo thứ tự đó. Họ ủng hộ cách tiếp cận từ trên xuống và thường thích chơi an toàn. Nhiều nhà quản lý cấp cao của chúng tôi phù hợp với thế hệ nhập cư kỹ thuật số.

Mặt khác, những người bản địa kỹ thuật số thích một môi trường hướng dẫn và nuôi dưỡng. Họ không muốn chỉ thị từ trên cao truyền xuống. Họ là những người giao tiếp tuyệt vời và những người kết nối tuyệt vời. Nhưng họ làm điều đó khác nhau. Các công cụ kỹ thuật số và phương tiện truyền thông xã hội giống như phần mở rộng của chính chúng. Thế hệ mới nổi này suy nghĩ hành động và giao tiếp nhanh chóng. Họ thích tham gia và thích thử mọi thứ. Họ khai thác kinh nghiệm và kỹ năng tập thể của nhóm để tìm giải pháp. Đó là tất cả về giao tiếp. Nhiều người hiện đang tham gia lực lượng lao động là người bản địa kỹ thuật số.

Cách cũ và cách mới?

Cách cũ sử dụng mạng nội bộ hoặc trang web làm trang web tĩnh. Nhân viên có thể tìm kiếm và tìm thấy, nhưng khả năng đóng góp có hạn. Cách mới là tương tác và hợp tác và sử dụng phương tiện truyền thông xã hội như Mạng xã hội (ví dụ: Facebook), Blog, Diễn đàn thảo luận và Wiki. Các công cụ truyền thông xã hội chắc chắn làm tăng thêm giá trị cho hoạt động giao tiếp của nhân viên. Họ có thể giúp xây dựng các mối quan hệ, tăng cường cộng tác, cải thiện năng suất, giảm bớt các silo và xây dựng sự gắn kết. Họ cũng cung cấp một phương tiện tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng và thu thập phản hồi định tính. Vậy tại sao mạng xã hội đôi khi lại khó triển khai như một công cụ truyền thông nội bộ? Các nhà giao tiếp hiểu được sức mạnh của mạng xã hội nhưng các nhà quản lý cấp cao của họ, những người thường là những người nhập cư kỹ thuật số, vẫn cảnh giác và không bị thuyết phục. Đây có phải là những lập luận mà bạn đang nghe?

‘Đó không phải là ưu tiên’

Một nghiên cứu của tạp chí CIO, Các ưu tiên công nghệ hàng đầu đã phát hiện ra rằng ngay cả các chuyên gia CNTT cũng không coi Web 2.0 là một ưu tiên. Họ tập trung vào hợp nhất mạng, gia công phần mềm, CRM và bảo mật. Điều này dường như củng cố khẳng định của ban quản lý rằng Intranet 2.0 cần phải lùi lại.

Phản hồi

Chỉ ra rằng các công cụ Web 2.0 đã trở nên phổ biến. Các công ty sáng tạo đã tận dụng sức mạnh của những công cụ này. Nhiều công cụ truyền thông xã hội rất dễ thực hiện và tương đối rẻ. Họ không cần phải cạnh tranh với các kế hoạch CNTT lớn.

Đừng đưa ra những tuyên bố sâu rộng khi bạn đang đề xuất các công cụ truyền thông xã hội. Các nhà quản lý không muốn nghe về phương tiện truyền thông xã hội dân chủ hóa tổ chức. Họ muốn biết các mục tiêu kinh doanh sẽ được hỗ trợ như thế nào. Vì vậy, hãy sử dụng ngôn ngữ mà Giám đốc điều hành sẽ hiểu và tập trung vào các mục tiêu cụ thể nếu có thể.

Phát hiện các cơ hội và bắt đầu với các dự án nhỏ đơn giản. Cung cấp bằng chứng về sự thành công trước khi đề xuất triển khai rộng rãi hơn.

Làm bài tập về nhà đi. Hỗ trợ đề xuất của bạn để triển khai rộng rãi hơn với các nghiên cứu điển hình. IBM, Sun Microsystems và hàng trăm công ty khác trong danh sách Fortune 500 đã sử dụng thành công những công cụ này.

Lời khuyên

Chọn các kênh web 2.0 được thiết kế đặc biệt để giao tiếp với nhân viên. Sử dụng các kênh truyền thông chi phí thấp, nhanh chóng và dễ thực hiện và quản lý. Sử dụng một nền tảng mà CNTT dễ triển khai và ít cần hỗ trợ CNTT liên tục. Chọn một nền tảng cho phép nhắm mục tiêu quyền truy cập đến các nhóm nhân viên cụ thể. Đảm bảo báo cáo tập trung cho phép bạn dễ dàng định lượng giá trị của các kênh web 2.0 và chứng minh giá trị truyền thông chiến lược của chúng cho các nhà quản lý cấp cao.

Hãy thử dùng thử miễn phí hoặc thí điểm chi phí thấp để thử nghiệm các khái niệm trước khi cam kết toàn diện hơn với mạng xã hội như một kênh truyền thông nội bộ.

“Chúng tôi không có thời gian, tiền bạc hay nguồn lực”

Quản lý hoàn toàn nhận ra rằng những người giao tiếp đã làm việc quá sức. Họ cũng có thể bày tỏ lo ngại về chi phí của các công cụ và thiếu nguồn lực hỗ trợ.

Phản hồi

Giải thích các công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ hỗ trợ bạn. Đối với các công cụ đang thiếu tiền và tài nguyên, hãy giải thích rằng nhìn chung những công cụ này tương đối rẻ và cần ít thời gian để thiết lập. Thay vì lo lắng về lợi tức đầu tư về mặt tài chính, bạn nên tập trung vào những gì có thể thu được từ việc cung cấp chúng. Để giảm chi phí, hãy thuê một giải pháp Web 2.0. Điều này cho phép bạn tận dụng sự phát triển dựa trên việc học hỏi từ các tổ chức khác. Học ít hơn và làm nhiều hơn:

• Bắt đầu cuộc đối thoại và tiếp tục lắng nghe các bình luận
• Phát hiện các cơ hội trong kinh doanh nơi phương tiện truyền thông xã hội có thể mang lại sự phù hợp tốt
• Bắt đầu nhỏ và đơn giản và sử dụng quy trình lặp đi lặp lại
• Dự đoán mối quan tâm và giải quyết vấn đề sớm
• Tạo một đội quân truyền giáo

Lời khuyên

Chọn các kênh web 2.0 được xây dựng chỉ dành cho mục đích giao tiếp của nhân viên, chúng không phải là giải pháp ‘một kích thước phù hợp với tất cả’ với một loạt các tùy chọn thiết lập khó hiểu.

Sử dụng một giải pháp được xác thực trở lại máy tính của nhân viên, điều đó có nghĩa là nó rất an toàn nhưng nhân viên cũng không cần phải nhớ tên người dùng và mật khẩu. Chỉ cần một cú nhấp chuột và nhân viên có thể tham gia.

Chọn một giải pháp trực quan, thân thiện với người dùng, cho phép nhân viên tham gia mà không cần hoặc ít được đào tạo. Sử dụng giải pháp chi phí thấp có thể phù hợp với ngân sách liên lạc của nhân viên hiện có. Sử dụng các bản dùng thử miễn phí để kiểm tra các triển khai nhỏ và phát triển việc sử dụng các kênh truyền thông xã hội của nhân viên dựa trên phản hồi và học hỏi của nhân viên. Tăng năng suất được hỗ trợ bởi luồng thông tin được cải thiện có thể dễ dàng biện minh cho việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để liên lạc với nhân viên. Ví dụ: kênh Bộ phận trợ giúp tương tác cung cấp các kênh hỗ trợ thời gian thực hiệu quả cho nhân viên bằng cách cho phép họ đặt câu hỏi trong bộ phận trợ giúp trực tuyến tương tác. Điều này có nghĩa là các câu trả lời có thể được cung cấp gần như ngay lập tức và trở thành một phần của kho kiến ​​thức đang phát triển có thể tìm kiếm được. Nó không phù hợp với văn hóa của chúng tôi

“Những công cụ này không phù hợp với văn hóa của chúng tôi. Đó không phải là cách chúng tôi kinh doanh…”

Phản hồi

Bạn có lực lượng lao động trẻ, am hiểu công nghệ trong một tổ chức có cấu trúc phẳng hay cấu trúc phân cấp với những người lao động chủ yếu là lớn tuổi, những người có thể cảm thấy không thoải mái với công nghệ mới.

Điều quan trọng là phải nhận ra văn hóa của bạn và tìm ra điều gì sẽ hiệu quả và điều gì không. Đúng là mạng xã hội phù hợp hơn ở những nơi có nền văn hóa dân chủ và cởi mở, thay vì phân cấp và gia trưởng. Tuy nhiên, ngay cả các công ty bảo thủ cũng đang tìm thấy ngày càng nhiều người bản địa kỹ thuật số gia nhập hàng ngũ của họ. Hợp tác và làm việc theo nhóm là ở đây để ở lại. Chia sẻ kiến ​​thức cho phép toàn bộ công ty được hưởng lợi từ kiến ​​thức chuyên môn của một cá nhân và đảm bảo rằng kiến ​​thức này không thoát ra khỏi tổ chức khi cá nhân đó rời đi.

Giải thích rằng việc cung cấp các kênh bổ sung để chia sẻ thông tin không đồng nghĩa với việc mất kiểm soát hoặc suy giảm tiêu chuẩn. Nó sẽ dẫn đến tăng năng suất và đổi mới. Có thể hữu ích nếu khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức và hợp tác bằng cách hỗ trợ các giám đốc điều hành làm gương. Bạn cũng có thể xây dựng hệ thống phần thưởng cho những người viết blog và nhà kết nối vô địch.

Lời khuyên

Chọn một nền tảng có nhiều tùy chọn kiểm duyệt. Chỉ cần chọn cài đặt cần thiết cho một blog cụ thể của nhân viên, diễn đàn thảo luận của nhân viên hoặc bộ phận trợ giúp trực tuyến. Ngay cả những nhà quản lý bất lợi rủi ro nhất cũng nên cảm thấy thoải mái với một kênh truyền thông yêu cầu mọi bài đăng và bình luận đều được kiểm duyệt.

Nếu có thể, hãy thiết lập người kiểm duyệt để nhận thông báo trên màn hình thông báo cho họ về nhu cầu phê duyệt nội dung để việc phê duyệt (hoặc không) có thể nhanh chóng và liền mạch.

Theo thời gian, khi các nhà quản lý trở nên thoải mái hơn với mạng xã hội như một công cụ giao tiếp của nhân viên, thì có thể thích hợp để đặt lại mức kiểm duyệt thành chỉ các bài đăng và nhận xét ẩn danh hoặc thậm chí tắt kiểm duyệt hoàn toàn.

Đối với các tổ chức thực sự phản đối phương tiện truyền thông xã hội, tại sao không xem xét định dạng tạp chí điện tử cho phép nội dung ‘do người dùng tạo’.

Điều này sẽ cho phép bạn phân phối ‘thảo luận an toàn’ trực tiếp tới màn hình máy tính của nhân viên.

“Nó sẽ mở ra một hộp giun”

“Nhân viên sẽ nói những điều không phù hợp. Mọi người sẽ phàn nàn, hoặc xúc phạm quản lý. Ngôn ngữ xấu sẽ xuất hiện trên các bình luận…”

Ban quản lý có thể bày tỏ lo ngại rằng ‘nhà máy tin đồn’ sẽ tiếp quản hoặc nhân viên sẽ dành cả ngày để phàn nàn. Ban quản lý cũng có thể lo ngại rằng việc chia sẻ kiến ​​thức thông qua các diễn đàn hoặc blog của nhân viên sẽ tạo tiền lệ nguy hiểm. Người cung cấp thông tin này là ‘không chính thức’ vì không ai cho phép nó.

Phản hồi

Tin đồn và phàn nàn của nhân viên đã có từ rất lâu trước khi Web 2.0 xuất hiện. Nếu các kênh truyền thông xã hội đưa ra những bất ngờ khó chịu, thì ít nhất bạn đã xác định được rằng có những vấn đề mà bạn có thể giải quyết, thay vì có một dòng chảy ngầm sôi sục. Khi mức độ gắn kết thấp và/hoặc các nguyên tắc và chính sách không được nêu rõ, nhân viên có thể không biết cách nào khác để truyền đạt những lo lắng hoặc nguyên nhân của sự không hài lòng.

Xác định những công cụ truyền thông xã hội nào có thể được sử dụng như một phần trong chiến lược của bạn và truyền đạt chính sách. Ví dụ: một số công ty cho phép các bình luận xuất hiện trực tuyến mà không bị lọc, trong khi những công ty khác khăng khăng rằng các bình luận phải thông qua trình chỉnh sửa. Một số tổ chức cho phép đăng bài ẩn danh trong khi những tổ chức khác thì không. Một số thậm chí còn có một diễn đàn mang tên ‘Nhà máy tin đồn’ để bày tỏ những lo lắng và tin đồn ra ngoài để giải quyết.

Không phải tất cả các thông tin cần phải được chính thức. Kiến thức ngầm vẫn được chia sẻ xung quanh máy làm mát nước hoặc được gửi qua bản ghi nhớ hoặc email. Nó có thể không bao giờ được nắm bắt trong một hình thức có thể được chia sẻ. Ban quản lý đồng ý rằng đây là một bất lợi rất lớn khi nhân viên có hiểu biết rời đi, mang theo kiến ​​thức ‘không chính thống’ của họ. Mặt khác, các công cụ trực tuyến nắm bắt bí quyết này. Nhân viên của bạn sẽ dễ dàng nhận ra sự khác biệt giữa ý kiến ​​​​và nội dung có thẩm quyền.

Lời khuyên

Chỉ định rõ ràng ‘Quy tắc ứng xử’ ở đầu mỗi lần xem trang. Thực hiện một loạt các cấp độ kiểm duyệt cho phép bạn giám sát và phê duyệt các bài đăng nếu được yêu cầu. Ví dụ: người điều hành có thể được đặt để nhận cảnh báo trên màn hình khi có bài đăng hoặc nhận xét ẩn danh.

Sử dụng nhiều kênh tương tác. Ví dụ: thiết lập một bộ phận trợ giúp cụ thể, được kiểm duyệt xung quanh một thay đổi về tổ chức, có thể giúp loại bỏ nội dung không phù hợp ra khỏi các diễn đàn thảo luận của nhân viên khác. Các cuộc thảo luận ‘rủi ro’, trong đó tình cảm có thể tiêu cực, có thể được nhắm mục tiêu một cách an toàn cho chỉ những người bị ảnh hưởng. Điều này có nghĩa là sự tiêu cực không cần phải ‘lây nhiễm’ phần còn lại của tổ chức.

“Quá rủi ro, quá mất kiểm soát”

Quản lý có thể đánh đồng việc mất hình thức với sự suy giảm tiêu chuẩn. Ý tưởng rằng nhân viên có thể viết những gì họ muốn đi ngược lại cấu trúc chỉ huy và kiểm soát của nhiều tổ chức. Thời gian, công sức và tiền bạc đáng kể được đổ vào việc xây dựng một hình ảnh thương hiệu mạnh. Các CEO có thể sợ rằng hình ảnh của công ty sẽ bị ảnh hưởng nếu họ để nhân viên dễ dàng nói bất cứ điều gì họ muốn về tổ chức hoặc đồng nghiệp và quản lý của họ. Họ cũng có thể lo lắng về việc rò rỉ ra thế giới bên ngoài.

Phản hồi

Chỉ vì giao tiếp đang diễn ra trực tuyến không có nghĩa là tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng sẽ bị lãng quên. Hầu hết nhân viên đã biết rằng việc sử dụng email không phù hợp là không thể chấp nhận được và sẽ tự động chuyển kiến ​​thức này sang các công cụ truyền thông xã hội.

Đừng quên rằng Ban quản lý có những lo ngại chính đáng về nhu cầu giữ bí mật một số thông tin. Bạn có thể xoa dịu nỗi sợ mất quyền kiểm soát của Ban quản lý bằng cách triển khai các biện pháp và nguyên tắc bảo mật thích hợp cho các kênh này, giống như cách bạn thực hiện với việc sử dụng email và Internet. Không có ‘một kích thước phù hợp với tất cả’ khi thiết lập chính sách. Bạn biết tổ chức của mình và bất cứ điều gì phù hợp nhất với tổ chức của bạn đều là cách tốt nhất để thực hiện. Giải pháp của IBM là tạo ra một wiki và để nhân viên của mình tự tạo chính sách.

Thực tế là các blog và thảo luận trực tuyến được hiển thị có nhiều khả năng ngăn chặn các bình luận không phù hợp.

Lời khuyên

Chọn các kênh truyền thông xã hội đã được xây dựng riêng để liên lạc với nhân viên một cách an toàn. Sử dụng giải pháp với ứng dụng khách nằm trên máy tính của nhân viên. Chỉ những nhân viên có applet và đã được nhắm mục tiêu có quyền truy cập mới có thể xem các kênh này. Điều này có nghĩa là nguy cơ rò rỉ ra thế giới bên ngoài giảm đáng kể.

Quy tắc ứng xử và các tùy chọn kiểm duyệt có nghĩa là nếu có thể, hãy theo dõi chặt chẽ các cuộc trò chuyện được coi là có rủi ro cao.

Cảnh báo trên màn hình có thể thông báo cho người kiểm duyệt khi nội dung mới được thêm vào blog, diễn đàn, điểm Hỏi & Đáp và bộ phận trợ giúp của nhân viên. Điều này có thể cho phép người kiểm duyệt kiểm tra xem thông tin có chính xác không và sửa đổi bài đăng nếu cần.